Nuevas estadísticas en el Panel de actividad de Documentos de Google Suite

Presentamos características nuevas para brindar más información y ayudarlo con la colaboración por medio del Panel de actividad en Hojas de cálculo, Presentaciones y Documentos de Google. Esto ayudará a que los datos del Panel de actividad tengan las siguientes características:

  • Más prácticos. Los usuarios pueden enviar rápidamente un correo electrónico a los colaboradores del archivo.
  • Más útiles. Los usuarios pueden consultar los patrones de visualización en el tiempo.

Envíe correos electrónicos a los colaboradores por medio del Panel de actividad 

Con solo unos pocos clics, los usuarios pueden elegir destinatarios, personalizar mensajes y enviar correos electrónicos de seguimiento con un vínculo al archivo. Los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:

  • Elegir a quién enviar el correo electrónico. Se incluyen accesos directos a los colaboradores que vieron el archivo y a los que no lo hicieron; también pueden seleccionar los destinatarios de forma manual haciendo clic en las casillas de verificación (consulte la imagen a continuación).
  • Personalizar un correo electrónico. Los usuarios pueden escribir un mensaje a los destinatarios que eligieron.
  • Enviar el correo electrónico.
Si desea obtener instrucciones detalladas sobre cómo enviar correos electrónicos por medio del Panel de actividad, visite nuestro Centro de ayuda.

Consulte los patrones de visualización en el tiempo 

Nuestros usuarios suelen solicitarnos la capacidad de tener más información sobre los patrones de visualización de los datos en los archivos. Por lo tanto, agregamos un gráfico donde se muestra cuántos usuarios visitaron el archivo en el tiempo. Puede ajustar el período y desplazarse por puntos de datos específicos para obtener más detalles.

Si desea obtener más información sobre cómo analizar los datos del Panel de actividad, visite nuestro Centro de ayuda.

Más información

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Fuente: Nuevas estadísticas en el Panel de actividad de Documentos de Google

Hacer reuniones con clientes de terceros

A partir de ahora, cuando alguien use Sincronización de G Suite para Microsoft Outlook, Google Sync o un cliente de Android de terceros que funcione con un proveedor de Calendario para acceder a un evento de Calendario de Google, agregaremos un texto generado automáticamente a su descripción. Este texto incluirá instrucciones para unirse al evento por medio de Meet o Hangouts.

Con este lanzamiento, las personas que usen clientes de Calendario de Google que no muestren las instrucciones de la reunión de forma nativa (por ejemplo, Samsung S Planner) ya no deberán ir a la versión web para unirse.

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Fuente: Únase fácilmente a las reuniones desde clientes de terceros

Añada un mensaje al modificar una reunión en Google Calendar

Existen muchos motivos por los que querría hacer cambios en una reunión. A partir de ahora, cuando modifique o borre una reunión existente, se mostrará un cuadro de diálogo donde puede escribir un mensaje para los demás invitados.

Cuando termine, los demás invitados verán este mensaje en el correo electrónico que se les envía para notificar las actualizaciones de la reunión.

 

Más información 
Centro de ayuda: Cómo borrar un evento

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Fuente: Añada un mensaje cuando modifique los detalles de una reunión en Google Calendar

Medidas de seguridad y controles integrados para las unidades de equipo en G Suite

Los controles de administrador comenzarán a implementarse en todos los dominios a partir de hoy. Los controles de usuario final se implementarán en los dominios de lanzamiento rápido en una semana y en los dominios de lanzamiento programado en tres semanas. En un principio, la función solo estará disponible para Google Drive en la Web (drive.google.com). Consulte la siguiente información para obtener más detalles.

Configuración de usuario para proteger los archivos de las unidades de equipo 

Con esta función, los usuarios* pueden modificar la configuración de cualquier unidad de equipo para especificar si los archivos que están allí se pueden:

  • Compartir con usuarios que no estén en su dominio
  • Compartir con usuarios que no sean miembros de la unidad de equipo
  • Descargar, copiar o imprimir con permisos de comentarista y lector

* Para modificar esta configuración, los usuarios deben (1) estar en el mismo dominio que la unidad de equipo y (2) tener acceso total a la unidad de equipo. 

 

Si desea obtener más información sobre cómo modificar esta configuración, visite el Centro de ayuda.

Configuración predeterminada a cargo del administrador para las unidades de equipo nuevas de una organización 

A fin de proteger la información confidencial de las organizaciones, los administradores de G Suite pueden establecer configuraciones predeterminadas para las unidades de equipo que se creen en sus dominios o en unidades organizativas individuales. Ninguna de estas medidas se activará de forma predeterminada. Se pueden establecer configuraciones predeterminadas para los siguientes fines:

  • Impedir que los miembros con acceso total modifiquen la configuración de la unidad de equipo
  • Impedir que los usuarios de la organización creen unidades de equipo nuevas
  • Impedir que los usuarios ajenos al dominio accedan a los archivos de la unidad de equipo
  • Impedir que los usuarios que no son miembros accedan a los archivos de la unidad de equipo
  • Impedir que los comentaristas y lectores descarguen, copien o impriman los archivos de la unidad de equipo

Tenga en cuenta que, si no se marca la opción Impedir que los miembros con acceso total modifiquen la configuración de la unidad de equipo, los miembros con acceso total podrán modificar la configuración predeterminada de una unidad de equipo luego de su creación.

Si desea obtener más información sobre cómo seleccionar la configuración predeterminada en la Consola del administrador, visite el Centro de ayuda.

Información adicional sobre la configuración de seguridad 

  • Los administradores de G Suite pueden modificar la configuración de cualquier unidad de equipo individual de su dominio. Si desea obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, visite el Centro de ayuda.
  • Si la configuración de seguridad de la unidad de equipo es más restrictiva que la configuración que se aplicó anteriormente a nivel del documento, predominará la primera. Por lo tanto, es posible que algunos usuarios pierdan acceso a documentos cuando se aplique la configuración de la unidad de equipo.
  • Si un documento tiene una configuración de seguridad más restrictiva que la unidad de equipo donde se coloca, se aplicará la configuración original del documento. Asimismo, las restricciones a nivel del documento se respetarán siempre, excepto que se modifiquen o quiten de forma específica.
  •  La configuración de seguridad de la unidad de equipo solo se aplicará a los documentos mientras estos permanezcan en ella. Si se transfieren a otro sitio, no conservarán ninguna de estas medidas. No obstante, se aplicará cualquier configuración de seguridad preexistente al momento en que se transfirió el documento a la unidad de equipo.
  • Si desea obtener más detalles sobre cómo se aplican las configuraciones de seguridad de los documentos y las unidades de equipo en situaciones específicas, consulte nuestro Centro de ayuda.

A fin de reducir las filtraciones de datos accidentales, recomendamos a los administradores de G Suite que comiencen a usar estas configuraciones en sus dominios a partir de hoy. En un principio, los controles solo estarán disponibles para Google Drive en la Web (drive.google.com). Si desea obtener más información sobre las unidades de equipo, visite el Centro de ayuda y el Centro de aprendizaje.

Más información 
Centro de ayuda: Cómo compartir los archivos con las unidades de equipo
Centro de aprendizaje: Cómo comenzar a utilizar las unidades de equipo

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Fuente: Medidas de seguridad y controles integrados para las unidades de equipo

Migración de todos los dominios de G Suite de la versión clásica de Hangouts a Hangouts Meet

En marzo de 2017, se anunció Hangouts Meet, la próxima generación de videoconferencias para empresas. Tras recibir continuamente comentarios positivos de clientes que comenzaron a utilizar Meet, a partir del 29 de mayo, habilitaremos Hangouts Meet en todos los dominios de G Suite que se actualizan automáticamente con la programación recomendada de Google. Esto significa que todos los eventos de Calendario de Google creados de manera reciente incluirán información correspondiente a videoconferencias de Meet. Las reuniones creadas con anterioridad no se verán afectadas con este cambio.

Estas modificaciones entrarán en vigencia el próximo mes. Si en algún momento desea que sus usuarios programen nuevas reuniones con la versión clásica de Hangouts en lugar de Meet durante este período de transición, puede configurar esto en la Consola del administrador, en Aplicaciones > G Suite > Google Hangouts > Configuración de Meet, donde deberá desmarcar la opción “Nueva función de reunión”.

Además, para garantizar que la transición de su dominio a Meet sea sencilla, ofreceremos compatibilidad con Firefox (a partir de la versión 60). A diferencia de la versión clásica de Hangouts, Meet usa protocolos nativos de WebRTC, de modo que no se necesitan descargas ni complementos para usar Meet en Firefox.

Para obtener más información sobre estos cambios, consulte los detalles del plan de transición y las diferencias entre las videollamadas de la versión clásica de Hangouts y Meet en el Centro de ayuda. También puede consultar nuestra guía de implementación de Meet a fin de obtener información sobre los materiales para comunicar estos cambios a sus usuarios.

Más información
Centro de ayuda: Cambio a Meet

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Fuente: Migración de todos los dominios de G Suite de la versión clásica de Hangouts a Hangouts Meet