Colabore en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites con personas sin cuenta Google

Se establece el uso compartido con los visitantes, es decir, la colaboración segura y basada en códigos PIN con personas que no tienen una Cuenta de Google, esté disponible para el público en general. Esto significa que podrá compartir elementos con cuentas ajenas a Google y permitir que esas personas vean, comenten o editen contenido en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites por medio de un código PIN seguro.

Anteriormente, el uso compartido con los visitantes estaba disponible en la versión Beta. Esta opción ahora sustituirá al actual parámetro de configuración de administrador a fin de permitir que los usuarios de su organización envíen invitaciones de uso compartido.
La incorporación de esta nueva función respetará el siguiente cronograma:
  • 31 de agosto de 2020: El parámetro de configuración que permite controlar el uso compartido con personas que no usan una Cuenta de Google comenzará a aparecer en la Consola de Administración. Según su configuración actual, este parámetro puede estar activado o desactivado de forma predeterminada. Si desea obtener más información, consulte la sección “Cómo comenzar” que se encuentra debajo. Este parámetro no tendrá efecto para los usuarios hasta el 8 de septiembre de 2020 (para los dominios del lanzamiento rápido) o el 28 de septiembre de 2020 (para los dominios del lanzamiento programado).
  • 8 de septiembre de 2020: Los usuarios de los dominios del lanzamiento rápido podrán usar la nueva función, si es que su administrador la habilitó.
  • 28 de septiembre de 2020: Los usuarios de los dominios del lanzamiento programado podrán usar la nueva función, si es que su administrador la habilitó.

¿A quiénes afectará el cambio?

A los administradores y los usuarios finales

 

¿Por qué usar esta función?

Por lo general, los clientes de G Suite trabajan con socios ajenos a sus empresas. Estos usuarios externos, o “visitantes”, no siempre tienen Cuentas de Google, lo que dificulta que los usuarios de G Suite y aquellos con cuentas ajenas a Google colaboren de forma sencilla y segura.
Esta nueva función ayudará a garantizar que haya una colaboración sencilla y segura con los visitantes, ya que cuenta con estas características:
  • Colaboración eficaz, incluidos los comentarios, las modificaciones y mucho más,⁠con cualquier persona con la que necesite trabajar, independientemente de que esta tenga o no una Cuenta de Google
  • Registros de auditoría para la colaboración con los visitantes, de modo que se supervisen y se registren todas las interacciones
  • Opción de revocar el acceso y quitar a los colaboradores, si resulta necesario
  • Menor necesidad de crear archivos aparte, descargarlos o enviarlos por correo electrónico cuando se trabaja con usuarios externos que no tienen Cuentas de Google

Si un visitante decide crear una cuenta de G Suite con su dirección de correo electrónico, se conservará su historial de actividad y colaboración luego de que se cree la cuenta.

 

Detalles adicionales

No se admitirá el uso compartido con los visitantes para los usuarios de Cloud Identity. Con este lanzamiento, los usuarios de Cloud Identity solo podrán compartir contenido con destinatarios ajenos a Google enviándoles invitaciones que les permiten obtener una vista previa del contenido de los archivos en modo de solo lectura sin acceder a una Cuenta de Google.

 

Cómo comenzar

Administradores: 
  • El uso compartido con usuarios externos a su organización que tengan cuentas ajenas a Google estará ACTIVADO de forma predeterminada si actualmente permite que los usuarios de su organización envíen invitaciones de uso compartido a personas externas que no usan Cuentas de Google.
  • El uso compartido con usuarios externos a su organización que tengan cuentas ajenas a Google estará DESACTIVADO de forma predeterminada si actualmente no permite el uso compartido fuera de su organización o si usa una lista blanca de dominios. Visite nuestro Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo compartir contenido con cuentas ajenas a Google.
  • El uso compartido con los visitantes se podrá controlar por medio de la nueva configuración, en Consola de Administración > Apps > G Suite > Drive y Documentos > Configuración de uso compartido. Consulte la imagen que se encuentra debajo. La nueva configuración se puede controlar a nivel del dominio o la UO.

Usuarios finales: Visite nuestro Centro de ayuda para obtener más información sobre el uso compartido con los visitantes. Los visitantes pueden consultar nuestro Centro de ayuda para aprender a borrar sus sesiones de visitante.

 

Ritmo de lanzamiento

Parámetro de configuración de la Consola de Administración: 
Disponibilidad de la función para los usuarios finales: 

Disponibilidad

  • Está disponible para los clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite for Nonprofits y G Suite Essentials.
  • No está disponible para los clientes de G Suite Basic o Cloud Identity, ni para los usuarios que tengan cuentas personales.

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Fuente: Colabore en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites con personas que no tengan una Cuenta de Google