Uso compartido de archivos inteligente con Verificador de acceso de Google Drive

Con Google Drive, es fácil compartir archivos por medio de Gmail, Calendario y otras aplicaciones con la función “Verificador de acceso”. Al enviar un correo electrónico, una invitación de calendario o alguna otra comunicación que incluya un archivo de Drive, el Verificador de acceso comprobará automáticamente si las personas a las que les envía el mensaje tienen los permisos para ver el archivo. Si no los tienen, el Verificador de acceso le preguntará si desea cambiar los permisos antes de compartir los archivos.

Actualizamos el Verificador de acceso para incorporar las siguientes mejoras:

  • Más facilidad para saber quién necesita acceso. Ahora, verá los nombres o correos electrónicos de los usuarios que no tengan acceso al archivo en la interfaz del Verificador de acceso.
  • Compatibilidad con más tipos de archivos en Drive. El Verificador de acceso ahora también será compatible con los archivos de las unidades de equipo.
  • Uso compartido directo con los usuarios que necesiten acceso. El Verificador de acceso anticipará quiénes necesitan acceso a un archivo y, de manera inteligente, forzará su uso compartido solo con esos destinatarios.

 

Este es el aspecto que tiene la versión actualizada del Verificador de acceso:

Con estos parámetros de configuración inteligentes y predeterminados, puede compartir archivos con un solo clic, o bien seleccionar otra opción para el uso compartido del archivo. Antes, la opción predeterminada era “activar el uso compartido de vínculos”. Esperamos que este cambio le permita asegurarse más fácilmente de que solo las personas indicadas tengan los permisos para acceder a sus archivos.

Tenga en cuenta que la configuración de uso compartido de su dominio (o sus UO) no se modificará. Este lanzamiento respeta la configuración que ya haya establecido para el uso compartido fuera de su dominio, el Verificador de acceso y las opciones predeterminadas de uso compartido de vínculos. Si optó por limitar el Verificador de acceso únicamente a los destinatarios, no se le sugerirá el uso compartido de vínculos.

Estas actualizaciones se realizaron en función de sus comentarios. Esperamos que brinden una experiencia de uso compartido que sea simple y segura, y que anticipe las necesidades de sus usuarios.

Controles de administrador para el Verificador de acceso

Como administrador de G Suite, puede controlar cómo funciona el Verificador de acceso en su organización. Específicamente, puede seleccionar las opciones de uso compartido que se encuentren disponibles para sus usuarios. Las opciones son las siguientes:

  • Compartir con los destinatarios (predeterminado), compartir un vínculo en su organización, compartir un vínculo con cualquier persona (no se necesita una cuenta de Google)
  • Compartir con los destinatarios (predeterminado), compartir un vínculo en su organización
  • Compartir con los destinatarios (predeterminado)

Consulte nuestro Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo configurar el Verificador de acceso para su organización.

Más información
Centro de ayuda: Cómo establecer los permisos de uso compartido para su organización
Centro de ayuda: Cómo compartir archivos desde Google Drive

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Fuente: G Suite Updates